En el marco de nuestro proyecto “Acompañamiento a entidades sociales de pequeño y medio tamaño para el acceso a financiación europea” te traemos una serie de consejos y recomendaciones para tener éxito en la presentación de proyectos a nivel europeo.
En tu organización
Conoce bien tu organización. Tanto si es una entidad grande, como pequeña, asegúrate de conocer todas vuestras áreas de intervención: es fundamental, tanto para presentar tu entidad como para tener en cuenta las áreas de financiación más específicas de cara a las convocatorias.
Redacta y actualiza periódicamente el PIF de la entidad. El Partner Identification Form es la carta de presentación cuando contactamos con otras organizaciones europeas. Cuida que el contenido esté actualizado y sea fiel a la realidad.
Involucra a tu entidad. Asegúrate de que tu equipo conozca las posibilidades de financiación europea. Será más fácil a la hora de trabajar en equipo, para priorizar convocatorias a nivel estratégico, pero también a la hora de implementar el proyecto.
En la elaboración de un proyecto
Estudia bien la convocatoria. Enmarca tu propuesta dentro de las prioridades horizontales y específicas que correspondan. Haz referencia a documentos clave. De un año para otro no suele haber muchos cambios, pero es fundamental estar actualizado/a en cada convocatoria.
Redacta una buena Concept Note. Ha de ser concisa, contener los objetivos del proyecto, paquetes de trabajo o actividades, así como los resultados esperados. No debe ocupar más de dos páginas. Será el documento que presentes a tus posibles partners.
Escribe en inglés. Facilitará enormemente la comunicación y coordinación con los partners, antes y después de la aprobación del proyecto, garantizando que todas las partes implicadas conozcan el proyecto en su totalidad, sin riesgos de “lost in translation”.
Innova. Las Agencias Nacionales de los países priorizan los proyectos originales e innovadores. Para evitar presentar proyectos similares a otros que ya existan, inspírate en la Plataforma de Resultados de Erasmus+. ¡Dale una vuelta a lo que ya se ha hecho!
Dimensión europea. Recuerda que estamos trabajando en convocatorias transnacionales a nivel europeo. Basa vuestra propuesta en la implementación, utilidad e impacto en los países participantes y aquellos que no participen, pero se puedan beneficiar de los resultados. Utiliza referencias adecuadas a nivel europeo.
No incluyas enlaces, links o anexos. Los equipos de evaluación no los leen.
En la búsqueda de partners
Utiliza las bases de datos de organizaciones de la Unión Europea. Epale Partner search y la base de datos de socios en Funding and Tenders reúnen multitud de organizaciones de toda la UE y terceros países. Publica tu perfil a través de anuncios, para que otras organizaciones te puedan contactar.
Contacto directo con organizaciones. Si conoces una entidad, institución, empresa, universidad, etc., estratégica para tu propuesta, ¡ponte en contacto! No importa si se trata de una organización grande o pequeña: seguro que les interesa conocer tu proyecto y saber cómo pueden contribuir.
Elige partners estratégicos. La complementariedad es clave para crear partenariados sólidos, estratégicos y con amplitud de miras. Be creative!
Newcomers. Las Agencias Nacionales priorizan la participación de “newcomer organizations” que son nuevas en el programa Erasmus+. No obstante, procura que siempre haya en el consorcio una organización que conozca el programa. Para coordinar un proyecto, es necesario que la entidad coordinadora tenga, al menos, dos años de antigüedad.
En un consorcio
Comunicación impecable. El trabajo en consorcios internacionales es muy estimulante, pero también puede ser un dolor de cabeza. Recuerda que trabajamos con organizaciones de otros países, muchas veces con una cultura del trabajo distinta, diferentes horarios, días festivos… Para favorecer un buen clima de trabajo y una experiencia positiva, es fundamental una comunicación transparente, respetuosa y constante.
Mecanismos y herramientas de seguimiento. Como soporte de lo anterior, en un consorcio internacional nos ayudará muchísimo contar con mecanismos y herramientas para garantizar un seguimiento adecuado de nuestro proyecto, incluso antes de su aprobación. Diagramas de Gantt, calendarios, checklists, harán que todas las tareas y “to do’s” estén reflejados por escrito, garantizando el conocimiento y la adhesión de todas las partes implicadas.
Trabajo en equipo. Recuerda: no es “tu proyecto”, es “vuestro proyecto”. Desde el momento en el que se configura un consorcio, es fundamental que todas las organizaciones que lo conforman se apropien de la propuesta. Esto favorecerá el sentimiento de pertenencia al proyecto y al propio consorcio, favoreciendo el reparto de tareas y una respuesta responsable y cohesionada a nivel de equipo.
Organización del trabajo
Planifica. Es fundamental, tanto en la fase de presentación como en la de implementación, una correcta planificación del trabajo. Establece y respeta los plazos, y, en la medida de lo posible, fomenta que los demás también lo hagan. No esperes al último día para presentar el proyecto, ya que esos días la plataforma suele dar problemas.
Lump sums. Elige tu lump sum (o presupuesto a tanto alzado) de manera coherente y justificada, teniendo en cuenta el número de partners, número de actividades, duración del proyecto y resultados esperados.
Difunde. La comunicación y la difusión de los proyectos es clave para garantizar la correcta implementación de nuestros proyectos, ampliando el impacto y mejorando la sostenibilidad de los resultados una vez finalizado el período de financiación. Un buen plan de difusión constituye una premisa básica para las Agencias Nacionales. Recuerda incluir siempre el logo de los financiadores y disclaimmer en todas las publicaciones.
Calidad. Antes y después de la aprobación del proyecto, cuida la calidad de la propuesta. Durante la fase de presentación, utiliza un lenguaje claro, correcto y evita repeticiones en el formulario de solicitud. En la implementación, establece mecanismos de monitoreo e indicadores que garanticen la calidad de vuestros resultados y el cumplimiento de objetivos.
Motivación, y mucho amor. Puede parecer romántico y naif, pero creer en vuestra propuesta hará que disfrutéis mucho más del proceso. Aunque el cariño no es un criterio de aprobación en ninguna convocatoria, embarcarse en proyectos ilusionantes y saber transmitírselo al equipo de evaluación sí puede marcar la diferencia.
Proyectos europeos que llevamos a cabo en Progestión
En Asociación Progestión, trabajamos desde 2019 en proyectos europeos con carácter transnacional, concretamente en proyectos cofinanciados por el programa Erasmus+. Algunos de ellos son los siguientes:
AITEC – AI Training for Employment Counsellors. En Progestión, hemos unido fuerzas con la organización holandesa SkillLab para explorar las posibilidades que las herramientas de IA pueden aportar a las Áreas de Empleo de las entidades del Tercer Sector. Junto a nuestro partner, experto en inteligencia artificial y soluciones digitales, este proyecto consiste en formar al personal técnico de empleo para conocer en profundidad cómo la IA nos puede ayudar en el trabajo diario, para favorecer la inclusión sociolaboral de las personas desempleadas que acompañamos desde la entidad. Para más información, síguenos en LinkedIn.
DigitAll 4 Migrants. Este proyecto, finalizado en 2024, dirigido a personas migrantes y refugiadas, consistió en la creación de diferentes tutoriales y guías paso a paso para obtener documentación tan importante como el certificado digital o la vida laboral. En el proyecto participaron la entidad italiana Consorzio l’Arcolaio, y la entidad coordinadora sueca, Kista Folkhögskola. Puedes acceder a la web y los recursos pinchando aquí.
Can Do CARDs. Proyecto de educación no-formal a través del cual involucramos a diferentes equipos de educación e intervención social y jóvenes para formarlos como “Change Makers”. Durante el proyecto, entidades de Alemania, España, Suecia y Turquía participamos en tres encuentros internacionales en los que abordamos temas como la participación democrática, la comunicación intercultural y la participación social activa. Conoce más del proyecto visitando el Blog de Can Do CARDs.
¡Mucha suerte!
